Alles zum Thema E-Rechnung
Was ist eine E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in digitaler Form erstellt, versendet und empfangen wird. Sie ersetzt die herkömmliche Papierrechnung und erfüllt bestimmte gesetzliche Anforderungen, um die Gültigkeit zu gewährleisten. E-Rechnungen können in verschiedenen Formaten vorliegen, wie z.B. XML oder PDF.
Der Hauptvorteil von E-Rechnungen liegt in der Effizienzsteigerung und Kostenreduktion. Sie ermöglichen eine schnellere Bearbeitung, reduzieren den Papierverbrauch und minimieren Fehler, die beim manuellen Eingeben von Rechnungsdaten entstehen können. Zudem erleichtern E-Rechnungen die Automatisierung von Buchhaltungsprozessen, da sie direkt in entsprechende Systeme integriert werden können.
Unternehmen profitieren auch von einer verbesserten Nachverfolgbarkeit und Transparenz, da der gesamte Rechnungsfluss digital dokumentiert ist. E-Rechnungen sind nicht nur ein Schritt in Richtung Digitalisierung, sondern tragen auch zur nachhaltigen Unternehmensführung bei.
ZUGFeRD/Factur-X vs. XRechnung
ZUGFeRD (“Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”) und XRechnung sind zwei unterschiedliche Standards für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland, die sich in ihren Einsatzbereichen und Zielgruppen unterscheiden.
ZUGFeRD /Factur-X
ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das eine PDF-Rechnung mit strukturierten XML-Daten kombiniert. Es richtet sich an Unternehmen, die sowohl eine visuell lesbare Rechnung als auch digitale Daten benötigen. Die PDF-Datei ist für Menschen lesbar, während die eingebetteten XML-Daten von Maschinen verarbeitet werden können. Dieses Format ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet, da es eine einfache Implementierung ermöglicht und die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung erfüllt.
XRechnung
XRechnung hingegen ist ein rein strukturiertes XML-Format, das speziell für den Einsatz im öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. Es erfüllt die Anforderungen des deutschen E-Rechnungs-Gesetzes, das vorschreibt, dass Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in einem strukturierten Format eingereicht werden müssen. Der Fokus liegt auf der Automatisierung und der Standardisierung der Rechnungserstellung und -verarbeitung.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ZUGFeRD eine flexible, hybridisierte Lösung bietet, die auf verschiedene Unternehmensgrößen ausgerichtet ist, während XRechnung ein präziser, standardisierter Ansatz für den öffentlichen Sektor darstellt.
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Rechtsgrundlagen
Die rechtlichen Grundlagen sind in verschiedenen Gesetzen und Verordnungen festgelegt, die sicherstellen, dass E-Rechnungen sowohl rechtskonform als auch revisionssicher sind.
In Deutschland bildet das Umsatzsteuergesetz (UStG) die zentrale Rechtsgrundlage für die elektronische Rechnungsstellung. Hierbei wird insbesondere § 14 UStG relevant, der die Anforderungen an Rechnungen, egal ob papierbasiert oder elektronisch, definiert. Weitere wichtige Vorgaben sind in der EU-Richtlinie 2014/55/EU enthalten, die die Verwendung elektronischer Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen regelt. Diese Richtlinie stellt sicher, dass die E-Rechnung internationale Standards erfüllt und Interoperabilität gewährleistet ist.
Ein weiterer relevanter Aspekt ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die den Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb der E-Rechnung regelt. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Informationen, die in E-Rechnungen enthalten sind, entsprechend den Vorgaben der DSGVO verarbeitet werden.
Innerhalb der E-Rechnung ist der XML-Block von zentraler Bedeutung, da er die strukturierte Datenübertragung ermöglicht. Der XML-Block enthält verschiedene Inhalte, die für die ordnungsgemäße Verarbeitung der Rechnung unerlässlich sind. Zu den wesentlichen Elementen gehören:
Rechnungsstellerdaten: Dazu zählen Name, Adresse sowie Steueridentifikationsnummer des Ausstellers.
Rechnungsempfängerdaten: Ähnlich wie beim Rechnungssteller müssen auch hier Name, Adresse und steuerliche Angaben des Empfängers aufgeführt werden.
Rechnungsnummer und -datum: Einzigartige Identifikation der Rechnung zur Vermeidung von Doppelungen.
Positionen der Rechnung: Detaillierte Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen, inklusive Mengen und Preise.
Gesamtsumme: Endbetrag der Rechnung inklusive Mehrwertsteuer und möglichen Rabatten.
Zahlungsbedingungen: Informationen über Fälligkeit und Zahlungsmodalitäten.
Die korrekte Strukturierung dieser Inhalte im XML-Block ist entscheidend, um eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungen zu ermöglichen und die Fehlerrate zu minimieren. Dies trägt dazu bei, betriebliche Abläufe effizienter zu gestalten und die Vorteile einer DMS-Lösung wie MIND2FIND zu nutzen.
Wofür brauche ich Dokumentenmanagement?
Die Einführung der E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, jedoch bleibt die Pflicht zur revisionssicheren Aufbewahrung von digitalen Belegen unverändert. Diese Regelungen sind in den geltenden Steuergesetzen und handelsrechtlichen Vorschriften verankert und gelten unabhängig von der Form der Rechnungsstellung.
Erstens müssen alle Unternehmen, unabhängig von der Art der Rechnungsstellung, sicherstellen, dass ihre Belege vollständig, richtig und zeitgerecht archiviert werden. E-Rechnungen sind zwar elektronisch und erleichtern den Umgang mit Dokumenten, sie unterliegen jedoch den gleichen Anforderungen an die Sicherstellung der Dokumentation wie Papierrechnungen.
Zweitens erfordert die revisionssichere Speicherung eine Unveränderbarkeit der Dokumente, was bedeutet, dass E-Rechnungen in einer Form archiviert werden müssen, die nachweislich nicht mehr verändert werden kann. Die Speicherdauer und die Art der Datenhaltung müssen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und sollten durch geeignete technische Maßnahmen gewährleistet werden.
Drittens gilt es zu beachten, dass auch bei der E-Rechnung die Zugriffsrechte und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen von großer Bedeutung sind. Unternehmen müssen nachvollziehen können, wer wann auf die Dokumente zugegriffen hat und welche Änderungen vorgenommen wurden. Dies ist besonders wichtig für Audits und steuerliche Prüfungen.
Eine Umstellung auf die E-Rechnung wird Prozesse optimieren, doch die grundsätzlichen Pflichten zur revisionssicheren Aufbewahrung digitaler Belege besteht weiterhin unverändert.
MIND2FIND DMS und die E-Rechnung
MIND2FIND wird die E-Rechnung vollständig unterstützen und lässt sich nahtlos in bestehende Abläufe integrieren. Mit unserer DMS-Lösung optimieren Sie die Verwaltung Ihrer elektronischen Rechnungen, wodurch Sie nicht nur Effizienzgewinne erzielen, sondern auch rechtliche Anforderungen mühelos erfüllen. Durch die einfache Integration in Ihre bestehenden Prozesse wird der gesamte Rechnungsworkflow automatisiert und transparent gestaltet, was Ihnen Zeit und Ressourcen spart.
Umsetzung für Bestandskunden
Als langjähriger MIND2FIND-Kunde haben Sie bestehende Strukturen und bereits klar definierte Abläufe. Dokumente werden bereits z. B. per Synchronisation mit Ihrem Mailserver automatisch verarbeitet und den passenden Prozessen und Personen zugeordnet. Die Dokument-Kategorien sind definiert und auch die Schnittstellen mit anderen Anwendungen umgesetzt.
Die Einbindung der E-Rechnung erfolgt für Sie nahtlos ohne ohne großen zusätzlichen Aufwand. Sie bestimmen einfach, welche Kategorien (“Dokumenttypen”) E-Rechnungen akzeptieren soll. Das Auslesen der eingebetteten XML-Daten aus dem PDF-Dokuments übernimmt MIND2FIND für Sie im Hintergrund. Einzig die Zuordnung einzelner XML-Inhalte zu bereits bestehenden Kriterien (z. B. Belegdatum, Belegnummer) ist mit wenigen Klicks erforderlich.
Umsetzung für Neukunden
Als Neukunde stehen Ihnen unterschiedliche Wege offen.
Sie können mit wenigen Klicks sämtliche Eingangsrechnungen mit MIND2FIND verarbeiten und die Verschlagwortung vollständig automatisch auf Basis der eingebetteten XML-Daten vornehmen lassen. Es entsteht kein zusätzlicher Aufwand. Natürlich können Sie dennoch gezielt Daten in Drittsysteme wie z. B. eine Warenwirtschaft oder Finanzbuchhaltung exportieren.
Alternativ richten Sie die Kategorien “klassisch“ ein, in dem Sie klar definierte Suchkriterien wie z. B. Belegdatum, Belegnummer, Aufwandskonto, Kreditornummer etc. definieren und sich die Daten der E-Rechnung zu nutze machen, um diese festen Kriterien mit Daten zu füllen.
Egal für welchen Ansatz Sie sich entscheiden.
Mit MIND2FIND haben Sie ein flexibles und leistungsstarkes DMS für Ihre täglichen Anforderungen.