Thema
Neben der Archivierung von gescannten Dokumente und der E-Mail Archivierung bietet Ihnen MIND2FIND® DMS zahlreiche Möglichkeiten Dokumente im Original zu speichern und zu Versionieren.
Entgegen der Ablage eines Dokumentes bzw. einer Datei im Dateisystem hat die Archivierung in MIND2FIND viele Vorteile und kann rechtlich
erforderlich sein. So werden Dokumente in MIND2FIND® DMS revisionssicher gespeichert und liegen verschlüsselt im Dateisystem. Auch der Administrator oder IT-Dienstleister, der zumeist Vollzugriff besitzt, kann auf Ihre sensiblen Dokumente nicht zugreifen. Dies ist insbesondere für interne Dokumente wie z. B. Arbeitsverträge und Lohnabrechnungen von Bedeutung.
Weiterhin können Sie zu einem bereits archivierten Dokument eine neue Version ("Versionierung") erstellen. Dies bietet sich z. B. an für ein QM-Handbuch oder eine Prozessdokumentation. So haben Sie die einzelnen Versionen Ihrer Dokumente im Zugriff und können diese untereinander vergleichen.
Ein weiteres entscheidendes Argument ist die Volltextsuche über die Inhalte Ihrer Dokumente. Es spielt keine Rolle, ob Sie ein PDF oder ein Office-Dokument speichern. Die Inhalte stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung. Geben Sie in der MIND2FIND® DMS - Recherche einen Suchbegriff ein, erhalten Sie direkt sämtliche Dokumente. Eine Suche über das Dateisystem ist wesentlich weniger effektiv.
Natürlich können neben E-Mails und gescannten Dokumenten auch DMS-Dokumente mittels der MIND2FIND® Belegerkennung verarbeitet werden.
-> Verschlüsselte Speicherung
-> Versionierung von Dokumenten
-> Langzeitarchivierung (rechtskonform)
-> Archivierung auch per Drag & Drop
-> Auslesen von Metadaten aus PDF, JPG, DOCX etc.
-> Hinterlegung von Kennworten möglich
-> Temporäres Öffnen der Originaldatei
-> Volltextsuche
-> Erkennung der Sprache eines Dokuments
-> Gezielte Suche über Dokumente einer Sprache
-> Anzeige unabhängig von Quellanwendung
-> Optional blocken von Duplikaten
-> Auswertung mittels regulärer Ausdrücke möglich
-> Text des Dokumentes für weitere Bearbeitung
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