Thema: E-Mail Management
Bändigen Sie die tägliche Flut an E-Mails
Die E-Mail ist ein hervorragendes Kommunikationsmedium und wird auch die nächsten Jahre nicht an Bedeutung verlieren. Im Gegenteil, die Menge an E-Mails nimmt ständig zu. Zugleich steigen die Anforderungen an die Aufbewahrung von steuer- und geschäftsrelevanten E-Mails.
Überblick der Funktionen & Möglichkeiten
-> Volltextsuche über Anhänge & E-Mails
-> Verschlüsselte Speicherung
-> Langzeitarchivierung (rechtskonform)
-> Selektive Archivierung mittels Filterregeln
-> Einbinden in Prozesse
-> Integration in E-Mail Anwendungen (keine Plugins)
-> Belegerkennung der E-Mail & der Anhänge
-> Hintergrund Synchronisation
-> Unbegrenzte Anzahl an verwalteter Domänen
-> Unbegrenzte Anzahl an Filterregeln
-> Synchronisation mit Microsoft 365 / Exchange
-> OAuth2 - Unterstützung
-> Synchronisation von Unterordnern
-> Erkennung von Duplikaten
-> Erkennung zusammenhängender E-Mails
-> E-Mail Duplikatvermeidung
-> Positiv- / Negativlisten
-> Manuelle Archivierung per Drag & Drop
-> Speicherung in gängigem Format (nicht als .msg)
-> Unbegrenzte Anzahl zu archivierender E-Mail-Adressen
Die E-Mail - ein Dokument wie jedes Andere
Sämtliche Dokumente, egal aus welcher Quelle sie stammen, stellen sich in MIND2FIND gleich dar.
So können Sie sich auf die Inhalte eines Dokuments konzentrieren und müssen sich keine Gedanken machen, aus welcher Quelle ein Dokument stammt, wie es eventuell zu öffnen ist, oder welchen Weg es in der Unternehmung nehmen soll.
Eine E-Mail folgt dem gleichen Prozess wie ein PDF- oder Office-Dokument oder einem gescannten Papierbeleg.
Volltextsuche über E-Mails und deren Anhänge
Neben den Kerndaten einer E-Mail wie Absender, Empfänger, Betreff und Inhalt können Sie auch die Anhänge mittels Volltext durchsuchen.
Die richtige E-Mail an der passenden Stelle
MIND2FIND bietet Ihnen effektive Möglichkeiten zur Filterung und Verteilung von E-Mails. So können z. B. sämtliche E-Mails, die an die Adresse rechnung@ihr-unternehmen.de gesendet werden und im Betreff "Rechnung" oder "Faktura" besitzen, automatisch an die passende Abteilung weitergeleitet werden.
Natürlich sind auch Ausnahmen von der Regel möglich. So könnten Sie z. B. Rechnungen, die für Ihre IT bestimmt sind, direkt der passenden Abteilung oder Person zukommen lassen. Bereits hier greift das Rechtesystem von MIND2FIND, so dass nicht jeder alle E-Mails sehen kann.
Revisionssichere Speicherung und Langzeitarchivierung
Sie haben es vermutlich bereits selbst erlebt. Sie möchten eine alte Datei oder den Anhang einer E-Mail öffnen, haben aber die passende Anwendung nicht (mehr) installiert oder aber eine Version, die mit dem alten Format nicht umgehen kann. Genau das Bedeutet aber "Langzeitarchivierung".
Neben der Speicherung der Originaldatei erzeugt MIND2FIND® DMS bei bekannten Formaten eine zusätzliche Darstellung, die auch Jahrzehnte später noch lesbar ist. Nebenbei kann der Inhalt auch an Arbeitsplätzen betrachtet werden, die die Anwendung nicht installiert haben bzw. direkt auf mobilen Geräten zur Verfügung gestellt werden.
Um den unbefugten Zugriff auf Ihre E-Mails über das Dateisystem auszuschließen, werden E-Mails — wie sämtliche Dokumente und Dateien in MIND2FIND® DMS — nur verschlüsselt per AES-256 gespeichert. Damit haben sowohl Administratoren Ihrer Unternehmung, als auch Anwender keinen direkten Zugriff auf Inhalte. Der Zugriff kann nur über die Rechtestruktur von MIND2FIND® DMS erfolgen.
Zusätzlich werden Prüfsummen zu den einzelnen Seiten und zum gesamten Dokument gespeichert, die eine Veränderung sofort erkennen lassen.
Sie können als Mailserver Microsoft®Exchange® oder auch eine Linux-Variante einsetzen. Sollten Sie ein anderes Produkt verwenden, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. Auch hierfür werden wir eine Lösung finden. Als E-Mail-Client können Sie jedes IMAP-fähige Programm verwenden. Hierzu zählen z. B. auch Microsoft® Outlook® oder Mozilla® Thunderbird. Sie benötigen für die MIND2FIND® DMS E-Mailarchivierung kein zusätzliches Plug-In oder Add-On. Dies erleichtert die Administration und reduziert potenzielle Fehlerquellen bei konkurrierenden Erweiterungen innerhalb Ihrer E-Mail Anwendung.
Jeder Mitarbeiter hat normalerweise sein persönliches Postfach. Andere Mitarbeiter können und sollten auf diese Postfach keinen Zugriff haben. Was aber, wenn ein Mitarbeiter die Unternehmung verlässt und sein Postfach über einen längeren Zeitraum "aufräumt"? Bei einer rotierenden Datensicherung gehen E-Mails unweigerlich verloren. Genau hier setzt MIND2FIND® DMS an. Es ermöglicht Ihnen einen transparenten Zugriff auf geschäftsrelevante E-Mails. Natürlich steht Ihnen ein ausgefeiltes System an Berechtigungen zur Verfügung um E-Mails der Personalabteilung, des Betriebsrates oder der Geschäftsleitung vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
E-Mails können schnell und einfach per Drag&Drop innerhalb Ihrer E-Mail Anwendung archiviert werden. Die Archivierung mit MIND2FIND® DMS geht aber noch ein paar Schritte weiter. Archivieren Sie den Beginn, das Ende oder eine beliebige E-Mail innerhalb einer Abfolge einer Kommunikation, so werden sämtliche E-Mails dieser Prozesskette automatisch archiviert. Erhalten unterschiedliche Empfänger die gleiche E-Mail, wird diese E-Mail nur einmal archiviert. Dies spart zum Ressourcen und verbessert das Suchergebnis qualitativ.