E-MAIL MANAGEMENT
Bändigen Sie die tägliche E-Mail Flut
Die E-Mail ist ein wichtiges Kommunikationsmedium und wird auch die nächsten Jahre nicht an Bedeutung verlieren. Im Gegenteil, die Menge an E-Mails nimmt ständig zu. Zugleich steigen die Anforderungen an die Aufbewahrung von steuer- und geschäftsrelevanten E-Mails.
In MIND2FIND ist eine E-Mail und die damit verbundenen Anhänge ein Dokument wie jedes andere. Sie folgt den gleichen Prozessen wie ein Scan, PDF oder Office-Dokument.
Dokumente stellen sich in MIND2FIND immer identisch dar, egal aus welcher Quelle sie stammen. So konzentrieren Sie sich auf die Inhalte eines Dokuments und machen sich keine Gedanken, wie es zu öffnen ist, oder welchen Weg es in der Unternehmung nehmen soll.
Warum E-Mail Archivierung?
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Viele Organisationen, insbesondere in regulierten Branchen wie Gesundheitswesen, Finanzwesen und Rechtswesen, sind gesetzlich verpflichtet, E-Mails und andere elektronische Kommunikationen für eine bestimmte Dauer aufzubewahren. Dies dient dazu, die Integrität und Vertraulichkeit von Informationen sicherzustellen und im Falle von Rechtsstreitigkeiten, Untersuchungen oder Audits eine Beweismittelbereitstellung zu ermöglichen.
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E-Mails können erhebliche Datenmengen generieren. Die Archivierung hilft, die Speicherressourcen zu optimieren, indem ältere E-Mails aus den primären Mail-Servern entfernt und in Archivsystemen gespeichert werden. Dies ermöglicht eine effizientere Verwaltung der aktuellen Kommunikation.
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Durch die Archivierung von E-Mails in dedizierten Systemen können Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien besser durchgesetzt werden. Es ist einfacher, den Zugriff auf archivierte E-Mails zu kontrollieren und sicherzustellen, da sie vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
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Archivierte E-Mails sollten für autorisierte Benutzer leicht zugänglich sein. Daher verfügen E-Mail-Archivierungssysteme in der Regel über leistungsfähige Suchfunktionen, die es den Benutzern ermöglichen, schnell auf archivierte Nachrichten zuzugreifen.
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Archivierte E-Mails dienen auch als Backup für den Fall, dass E-Mails auf den primären Servern verloren gehen oder beschädigt werden. Dies ermöglicht die Wiederherstellung von wichtigen Nachrichten.
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E-Mails durchlaufen im Laufe der Zeit verschiedene Phasen, von der Erstellung bis zur Archivierung und schließlich zur Löschung. E-Mail-Archivierungssysteme helfen dabei, den Lebenszyklus von E-Mails zu verwalten und sicherzustellen, dass die richtigen Richtlinien und Fristen eingehalten werden.
Die richtige E-Mail an der passenden Stelle
MIND2FIND bietet Ihnen effektive Möglichkeiten zur Filterung und Verteilung von E-Mails.
So können z. B. sämtliche E-Mails, die an die Adresse rechnung@ihr-unternehmen.de gesendet werden und im Betreff "Rechnung" oder "Faktura" besitzen, automatisch an die passende Abteilung weitergeleitet werden.
Natürlich sind auch Ausnahmen von der Regel möglich. So könnten Sie z. B. Rechnungen, die für Ihre IT bestimmt sind, direkt der passenden Abteilung oder Person zukommen lassen. Bereits hier greift das Rechtesystem von MIND2FIND, so dass nicht jeder alle E-Mails sehen kann.
Funktionen & Möglichkeiten
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Natürlich stehen Ihnen die üblichen Suchkriterien wie Datum, Absender, Empfänger, Betreff und auch der eigentliche Inhalt einer E-Mail zur Verfügung.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit nach E-Mails zu suchen, die einen Anhang besitzen bzw. eine bestimmte Anzahl an Anhängen und/oder eine bestimmte Größe haben. Um die Recherche noch weiter einzugrenzen, können Sie zusätzlich nach dem Typ des Anhangs eingrenzen (z. B. Office Dokumente).
Um schnell ein Ergebnis zu erhalten, können Sie auch die Volltextsuche nutzen, die Ihnen für die E-Mail als auch deren Anhänge zur Verfügung steht.
Damit Zusammenhänge zwischen Dokumenten sofort erkennbar sind, stellt MIND2FIND® verknüpfte Dokumente im Suchergebnis dar. So können Sie von einer E-Mail direkt zu den Anhängen springen und umgekehrt.
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Sie haben es vermutlich bereits selbst erlebt. Sie möchten eine alte Datei oder den Anhang einer E-Mail öffnen, haben aber die passende Anwendung nicht (mehr) installiert oder aber eine Version, die mit dem alten Format nicht umgehen kann. Genau das Bedeutet aber "Langzeitarchivierung".
Neben der Speicherung der Originaldatei erzeugt MIND2FIND® DMS bei bekannten Formaten eine zusätzliche Darstellung, die auch Jahrzehnte später noch lesbar ist. Nebenbei kann der Inhalt auch an Arbeitsplätzen betrachtet werden, die die Anwendung nicht installiert haben bzw. direkt auf mobilen Geräten zur Verfügung gestellt werden.
Um den unbefugten Zugriff auf Ihre E-Mails über das Dateisystem auszuschließen, werden E-Mails — wie sämtliche Dokumente und Dateien in MIND2FIND® DMS — nur verschlüsselt per AES-256 gespeichert. Damit haben sowohl Administratoren Ihrer Unternehmung, als auch Anwender keinen direkten Zugriff auf Inhalte. Der Zugriff kann nur über die Rechtestruktur von MIND2FIND® DMS erfolgen.
Zusätzlich werden Prüfsummen zu den einzelnen Seiten und zum gesamten Dokument gespeichert, die eine Veränderung sofort erkennen lassen.
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MIND2FIND kann Ihren Mailserver abfragen. Auf diese Weise können im Hintergrund E-Mails erkannt und automatisch verarbeitet werden. Als Mailserver können Sie Microsoft® Exchange®, Microsoft® 365 oder auch eine Linux-Variante einsetzen. Sollten Sie ein anderes Produkt verwenden, setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung.
Natürlich unterstützen wir neben dem klassischen Benutzer/Kennwort-Verfahren ("BasicAuth") auch die aktuellen Authentifizierung per OAuth2. Hierfür registrieren Sie MIND2FIND einfach in Ihrem Tenant (eine genaue Anleitung stellen wir Ihnen oder Ihrem IT-Dienstleister gerne zur Verfügung).
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Als E-Mail-Anwendung können Sie jedes IMAP-fähige Programm verwenden. Hierzu zählen z. B. Microsoft® Outlook®, Mozilla® Thunderbird oder der emClient. Sie benötigen für die MIND2FIND® DMS E-Mailarchivierung kein zusätzliches Plug-In oder Add-On. Dies erleichtert die Administration und reduziert potenzielle Fehlerquellen bei konkurrierenden Erweiterungen innerhalb Ihrer E-Mail Anwendung.
Neben der automatischen serverseitigen Verarbeitung von E-Mails können Sie zusätzlich per Drag & Drop innerhalb Ihrer E-Mail Anwendung Dokumente speichern.
Die Archivierung mit MIND2FIND® DMS geht aber noch ein paar Schritte weiter. Archivieren Sie den Beginn, das Ende oder eine beliebige E-Mail innerhalb einer Abfolge einer Kommunikation, so werden sämtliche E-Mails dieser Prozesskette automatisch archiviert. Erhalten unterschiedliche Empfänger die gleiche E-Mail, wird diese E-Mail nur einmal archiviert. Dies spart zum Ressourcen und verbessert das Suchergebnis qualitativ.
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Sie haben die freie Wahl. Sie können sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails Ihrer Unternehmung auslesen, einzelne Postfächer oder auch ausgewählte Unterordner eines bestimmten Postfachs.
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Nicht selten werden Anhänge einer E-Mail doppelt versendet oder Dateien aus Versehen mehrfach archiviert. Die Erkennung von Duplikaten blockiert diese Dateien oder Anhänge und befreit Sie so von der manuellen Bereinigung. Natürlich können Sie blockierte Dokumente auf Wunsch nachträglich freigeben und verarbeiten.