ADMINISTRATION / IT
Als Administrator wünscht man sich Anwendungen, die sich leicht installieren und aktualisieren lassen. Am besten mit geringen Systemanforderungen, wenig Pflegeaufwand, dafür aber mit vielen Möglichkeiten der Einbettung in die bestehende Infrastruktur. Nicht zu vergessen einen guten persönlichen Support, falls es doch mal Probleme geben sollte.
Dies alles - und noch mehr - bietet Ihnen MIND2FIND.
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die zahlreichen Möglichkeiten und Funktionen von MIND2IFND. Sollten Sie Informationen vermissen oder Fragen haben, setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung.
Infrastruktur
Microsoft® Terminal-Server, Microsoft® Server 2012 oder neuer, Windows® 8 oder neuer
Citrix® wird unterstützt
Microsoft® Hyper-V® oder VMware®
IaaS und SaaS-Umgebungen
Minimale Hardwareanforderungen: 8 GB RAM, 2 Cores, 100 GB Datenablage
Vorhandene Scanner können in der Regel weiterhin genutzt werden
Bei Bedarf Skalierung der MIND2FIND-Dienste über unterschiedliche Server sowie optionale Aufteilung der Daten
Testinstallation
Uns ist bewusst, dass die Entscheidung für eine DMS-Lösung schwierig ist. Wir möchten Ihnen die Entscheidung mit einer Testinstallation von MIND2FIND® erleichtern. Überzeugen Sie sich von der Qualität unseres Produktes - direkt in Ihrer Infrastruktur.
Online-Präsentation
Auf Wunsch zeigen wir Ihnen gerne die Möglichkeiten von MIND2FIND® DMS in einer kurzen Online-Präsentation. Wir benötigen ungefähr eine Stunde Ihrer Zeit um Ihnen die wesentlichen Aspekte zeigen zu können.
Installation & Update
Client-Installation innerhalb von 5 Minuten
Unbeaufsichtigte und automatische Client-Updates per MSI/GPO oder lokalen Dienst ohne lokale administrative Rechte
Unbeaufsichtigtes Update von Terminal Servern
Sicherheit & Datenschutz
Verschlüsselte Speicherung
Rechtskonforme Langzeitarchivierung
E-Mails werden intern als EML abgelegt, auch in Verbindung mit Microsoft® Exchange®/Outlook®
Die Quellanwendung vom Dokument muss für eine Ansicht nicht installiert sein
Auch Archivierung des Originaldokuments
Versionierung
MIND2FIND bietet ein vollumfängliches und effektives Rechtesystem
Wir beachten die ISO-Standards ISO 15489-1, ISO 15489-2, ISO 82045 und ISO 10166 sowie die Anforderungen lt. GoBD und BDSG
Benutzerfreundlichkeit
MIND2FIND besitzt eine moderne und zeitlose Oberfläche, die einfach zu bedienen und klar strukturiert ist
Hieraus ergibt sich ein geringer Schulungsaufwand (Online-Schulung)
MIND2FIND allgemein
Auslesen von Metadaten aus PDF, JPG, DOCX etc. für eine automatische Verschlagwortung
Lesen von 1D Barcode (Strichcodes)
Barcodes können inhaltlich flexibel definiert werden
Frei konfigurierbare Anbindung an externe Datenbanken für eine zusätzliche Verschlagwortung
Erkennung von AGB und Leerseiten
Erkennung der Sprache eines Dokuments
MIND2FIND ist eine Multi-Threading Anwendung für optimale Performance
Wiedervorlag & Aufgaben
Belegerkennung
Belegerkennung unabhängig vom Dokumenttyp. Verarbeiten Sie z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Lohnabrechnungen, Frachtbriefe, Angebote etc. ohne großen Aufwand
Vorbereitende Vorkontierung von Belegen für die Buchführung inkl. Kreditornummer, Kreditor, Belegnummer, Datum, Beträge und Aufwandskonto mit sämtlichen mit Fibu-Export
Mathematische Berechnungen / Formeln frei zu definieren
Reguläre Ausdrücke ermöglichen Ihnen nahezu jede Informationen gezielt aus Dokumenten zu extrahieren und gezielt zu verarbeiten
Auf Basis von regulären Ausdrücke zahlreiche weitere Funktion wie z. B. Split von Inhalten, Berechnungen, Aufruf von Skalarfunktionen
Erkennung von Kopfkriterien (z. B. Belegnummer, Datum)
Erkennung von sich zeilenweise wiederholenden Informationen, z. B. Artikelmenge, -Nummer oder -Preis
E-Mail Management
Suche über Absender, Empfänger und Betreff
Volltextsuche über den Inhalt
Volltextsuche über die Anhänge einer E-Mail
Serverseitige Synchronisation mit Microsoft 365 / Exchange und jedem IMAP-fähigen Mailserver
Volle OAuth2 - Unterstützung
Selektive Archivierung mittels Filterregeln auf Basis der Domain, eines Alias, Namen oder Betreffs
Integration der MIND2FIND - Struktur in Ihre E-Mail Anwendung ohne Plugins. Dies ermöglicht eine manuelle Archivierung per Drag&Drop oder mit Hilfe von lokalen Regeln
Erkennung zusammenhängender E-Mails und Vermeidung von Duplikaten
E-Mail werden behandelt wie jedes andere Dokument. Sie können ebenfalls Prozesse und die Belegerkennung durchlaufen
Je Kategorie können auf Wunsch E-Mails verworfen und nur Anhänge verarbeitet werden
Ausgabe / Export
Erstellung DATEV - Buchungsstapel
Erstellung von SEPA - Überweisungen als XML-Datei nach PAIN.001.001.03
Erzeugung beliebiger Exportdefinition, z. B. Ausführen von SQL-Statements, erzeugen von Dateien in den Formaten JSON, XML, CSV
Prozesse
Jeder Kategorie (z. B. Rechnungen) kann ein Standardprozess zugeordnet werden. Dieser startet automatisch, sobald ein Dokument dieser Kategorie zugeordnet wird
Je Absender kann ein abweichender Prozess definiert werden. So können z. B. IT/TK-Belege einen anderen Weg nehmen als Rechnungen für die Produktion oder den Wareneingang
Jeder Prozess kann zu jedem Zeitpunkt abgebrochen und ein anderer Prozess gestartet werden (AdHoc-Prozesse)
Prozesse können auch rückwärts durchlaufen werden
Keine Limits bzgl. Anzahl an Prozessen oder involvierten Teilschritten
Prozesse und Teilschritte können mit Rechten versehen werden
Zusätzliche Aktionen können "bei Zugang" und "beim verlassen" eines Teilschritts getriggert werden
Anwender können bei neuen Dokumenten eine Benachrichtigung erhalten
DMS
Versionierung von Dokumenten
Archivierung auch per Drag & Drop
Bei Kennwort geschützten PDF-Dokumente kann zusätzlich das Kennwort hinterlegt werden
Suche
Unbegrenzte Anzahl an Suchkriterien
Volltextsuche
Suche anhand einer Sprache
Standard Suchfelder wie z. B. Anzahl der Seiten, Archiviert am, Archiviert von, Anzahl der Anhänge, Sprache, Dokumenttyp