MIND2FIND® DMS folgt auch bei der Definition und Bearbeitung von Prozessen dem Credo „weniger ist mehr“. Natürlich können Prozesse komplex sein. Dennoch sind viele Abläufe in Unternehmen — gerade im kaufmännischen Bereich — klar strukturiert und lassen sich sehr gut modelieren.

Wofür also ein unglaublich komplexes Workflow-System, dass durch teure Consulter eingerichtet werden muss und spätere Anpassungen zum einem unkalkulierbaren Risiko macht?

Am Beispiel des Prozesses "Rechnungsprüfung" möchten wir Ihnen kurz die Möglichkeiten von MIND2FIND® DMS aufzeigen. 

Der Prozess stellt sich wie folgt dar

Die Eingangsrechnungen können per Scan, als PDF oder auch digital als E-Mail in den Prozess eintreten. Unabhängig von der Quelle werden die Dokumente, in identischer Darstellung, dem Prozessschritt "Sachliche Prüfung" zugeordnet. Hier kann ein Mitarbeiter oder auch eine Gruppe von Mitarbeitern die Belege prüfen und mit nur einem Klick in die Finanzfreigabe verschieben. Gleiches gilt für die Weitergabe an die Fibu. 

Die Fibu erhält am Ende sämtliche Dokumente vorkontiert und kann entscheiden, ob diese in MIND2FIND® DMS gespeichert werden und ob der jeweilige Buchungssatz an die Fibu zu übermittelt ist.

Auf diese Weise laufen Dokumente papierlos durch Ihre Unternehmung und können unterschiedliche Freigabeschritte durchlaufen.

Auch wenn ein bestimmer Prozess für ein Dokumenttyp definiert wurde, können Sie zu jeder Zeit aus dem laufenden Prozess ausbrechen und einen anderen Prozess starten. 

IIn diesem Beispiel wurde der "normale" Prozess "Eingangsrechnung" gestartet. Da die Rechnung aber einen Betrag größer 10.000€ hat, ist die Rechnung durch einen anderen Personenkreis zu prüfen. Nach dem OK, geht der Beleg seinen "üblichen" Weg und gelangt auch hier am Ende zur Fibu, wo der Beleg final freigegeben wird.

Beides sind einfache Beipiele, die in der Praxis aber häufig vorkommen. Viele weitere Prozesse sind natürlich denkbar und umsetzbar. 

Wenn Sie Fragen zur Realisierung eines bestimmten Prozesses haben, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.