MIND2FIND® DMS Factsheet

Für alle, die es noch genauer und schneller Wissen möchten! Unser Factsheet fasst zahlreiche Informationen kurz und übersichtlich zusammen. Bevorzugen Sie es ein klein wenig ausführlicher, hilft Ihnen bestimmt unsere "A-bis-Z"-Liste.

Nach Dokument Herkunft

Die nachfolgende Liste beschreibt die Funktionen und Möglichkeiten nach Dokument Herkunft. Die Spalte "Papier" umfasst Dokumente, die per Scan zugeführt werden oder auf Basis eines PDF-Dokumentes in ein Scan-"ähnliches" Format überführt wurden. Die Spalte "DMS" umfasst sämtliche Dokumente, die sich entweder im Anhang einer E-Mail befunden haben oder auf einem anderen Weg - als Datei - zugeführt wurden. "E-Mails" können entweder über die E-Mail Anwendung per Drag&Drop oder über Filterregeln archiviert werden.

Recherche

E-Mail
DMS
Papier

Volltextsuche über Dokument-Inhalte

(inkl. Anhänge)


(per OCR)

Nutzung linguistischer Verfahren

(inkl. Anhänge)



Automatisches auslesen von Metadaten

(inkl. Anhänge)



Metadaten als zusätzliche Suchkriterien

(inkl. Anhänge)



Sofortige bildliche Darstellung des Dokuments




Darstellung unabhängig von Quellanwendung




Originaldokument steht jederzeit zur Verfügung




Originaldokument steht optional zur Verfügung




Beliebige Anzahl an Suchkriterien




Schnelle Indexsuche




Ausgabe & Verarbeitung

E-Mail
DMS
Papier

Versand von Dokumenten per E-Mail clientseitig (MAPI)




Versand von Dokumenten per E-Mail serverseitig (SMTP)




Abfrage von E-Mail-Empfängern aus externen Quellen




Dokumente im Anhang einer E-Mail als: Link, PDF, TIFF, JPG




Drucken von Dokumenten




Kombinierter Druck über unterschiedliche Quellen (PDF, Office etc.)




Erstellung von Wiedervorlagen & Aufgaben




Anheften an Dashboard




Export als Adobe® PDF




Erkennung & Automatisierung

E-Mail
DMS
Papier

Barcode-Erkennung

(nur Anhänge)



Automatische Belegerkennung & Auswertung



Vearbeitung einer beliebigen Anzahl an Kriterien



Erkennung von Leerseiten



Dokumentenmanagement

E-Mail
DMS
Papier

Erstellung einer neuen Dokument-Version




Temporäres Öffnen der Originaldatei




Text des Dokumentes für weitere Bearbeitung




Konnektivität

E-Mail
DMS
Papier

Einbinden externer Daten zur autom. Verschlagwortung (SQL-Datenbanken, CSV-Daten etc.)




Frei definierbarer Export von Dokumentdaten für Drittsysteme




Vollständige Archivierung von E-Mails mit regelbasierter Ablehnung per Negativliste (Blacklist)

Nach Themen gruppiert

E-Mail Archivierung

Regelbasierte Archivierung mit grundsätzlicher Ablehnung. Annahme mittels Positivliste (Whitelist)

Manuelle Archivierung

Eine manuelle Archivierung ist grundsätzlich über den E-Mailclient des Anwenders möglich

Integration der MIND2FIND® DMS - Struktur in jede IMAP-fähige E-Mail Anwendung (z. B. Microsoft® Outlook, Thunderbird)

Für die Integration sind keine Client-Plugins erforderlich

Zusammenhängende E-Mail-Kommunikation wird erkannt und im Zusammenhang archiviert

Jede E-Mail wird nur einmal gespeichert

Unbegrenzte Anzahl an verwalteter Domänen

Unbegrenzte Menge an Filterregeln

Unbegrenzte Anzahl an zu archivierender E-Mail-Adressen

Datenschutz

Dokumente & Dateien werden verschlüsselt

Die Datenbank kann vollständig verschlüsselt werden (insbesondere im Cloud-Betrieb)

Effektive und transparente Rechteverwaltung

Barcodes

Unbegrenzte Anzahl an Barcode-Definitionen

Auswertung einer beliebigen Anzahl an Barcodes auf einer Seite

Erzeugung von "Virtuellen" Barcodes für E-Mails und DMS-Dokumente auf Wunsch

Barcodes können inhaltlich flexibel aufgebaut werden

Installation & Updates, Hardware

Läuft auf Microsoft® Terminal-Servern

Läuft auf Microsoft® Windows® und Windows® Server

Läuft auf Citrix® Servern

Nutzung in virtuellen Umgebungen wie Microsoft® Hyper-V® oder VMware®

Nutzung in IaaS und SaaS-Umgebungen

Unbeaufsichtigte Client-Installation per MSI und GPO (Active Directory Gruppenrichtlinie)

Client-Installation innerhalb von 5 Minuten

Unbeaufsichtigtes Client-Updates per MSI und GPO (Active Directory Gruppenrichtlinie)

Unbeaufsichtigtes Client-Update per Anwendung mit automatischer Verteilung im Netzwerk

Unbeaufsichtigtes Client-Update für Rechner mit lokal eingeschränkten Rechten

Unbeaufsichtigtes Update von Terminal Servern

Unabhängig von speziellen Scannern – nutzen Sie Ihre vorhandenen Geräte


 

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