Die MIND2FIND® DMS E-Mail Archivierung

Die E-Mail ist ein hervorragendes Kommunikationsmedium und wird auch, entgegen aller Unkenrufe, die nächsten Jahre nicht an Bedeutung verlieren. Im Gegenteil, die Menge an E-Mails nimmt ständig zu. Zugleich steigen die Anforderungen an die Aufbewahrung von steuer- und geschäftsrelevanten Emails.

Maßgeblich für die Aufbewahrungspflicht für E-Mails sind das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO) sowie die «Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff» (GoBD → Löst die bisherigen Regelungen der GDPdU ab). Hieraus resultiert z. B. die Pflicht zur manipulationssicheren Aufbewahrung digitaler Inhalte, die eine steuerliche/handelsrechtliche Relevanz besitzen oder zu Buchungen in der Fibu führen.

MIND2FIND® DMS bietet Ihnen eine rechtskonforme E-Mailarchivierung, indem es auf Basis von mathematischen Berechnungen einen "Evidence Record" Ihrer Dokumente erzeugt. Der errechnete Wert wird von einer vertrauenswürdigen Stelle (in unserem Fall der Bundesdruckerei/D-Trust) signiert und mit den Dokumenten gespeichert.

Dieses allgemein akzeptierte Verfahren ermöglicht Ihnen nachzuweisen, dass das Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt in genau der vorliegenden Form bei Ihnen eingegangen ist.

Neben den Kerndaten einer E-Mail wie Absender, Empfänger, Betreff und Inhalt können auch die Anhänge einer E-Mail mittels Volltext durchsucht werden. So erhalten Sie z. B. ein Adobe® PDF oder ein Microsoft® Word® Dokument im Suchergebnis, aber immer auch dazugehörige E-Mail. So können Sie, ohne sich über die Art des Dokumentes Gedanken zu machen, einfach recherchieren. 

Sie können auch nach eine Gruppe von Dokumenten suchen ("Office-Dokumente"), die in einem bestimmten Zeitraum archiviert wurden und bestimmte Schlagworte beinhalten. Im Ergebnis erhalten Sie z. B. Word®, Excel® oder Powerpoint®-Dokumente. Möchten Sie differenziert suchen, können Sie gezielt z. B. nach Word®-Dokumenten eingrenzen.

Sie haben es vermutlich bereits selbst erlebt. Sie möchten eine alte Datei oder den Anhang einer E-Mail öffnen, haben aber die passende Anwendung nicht (mehr) installiert oder aber eine Version, die mit dem alten Format nicht umgehen kann. Genau das Bedeutet aber "Langzeitarchivierung". Neben der Speicherung der Originaldatei erzeugt MIND2FIND® DMS bei bekannten Formaten eine zusätzliche Darstellung, die auch Jahrzehnte später noch lesbar ist. Nebenbei kann der Inhalt auch an Arbeitsplätzen betrachtet werden, die die Anwendung nicht installiert haben bzw. direkt auf mobilen Geräten zur Verfügung gestellt werden.

Um den unbefugten Zugriff auf Ihre E-Mails über das Dateisystem auszuschließen, werden E-Mails — wie sämtliche Dokumente und Dateien in MIND2FIND® DMS — nur verschlüsselt per AES-256 gespeichert. Damit haben sowohl Administratoren Ihrer Unternehmung, als auch Anwender keinen direkten Zugriff auf Inhalte. Der Zugriff kann nur über die Rechtestruktur von MIND2FIND® DMS erfolgen.

Sie können als Mailserver Microsoft®Exchange® oder auch eine Linux-Variante einsetzen. Sollten Sie ein anderes Produkt verwenden, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. Auch hierfür werden wir eine Lösung finden. Als E-Mail-Client können Sie jedes IMAP-fähige Programm verwenden. Hierzu zählen z. B. auch Microsoft® Outlook® oder Mozilla® Thunderbird. Sie benötigen für die MIND2FIND® DMS E-Mailarchivierung kein zusätzliches Plug-In oder Add-On. Dies erleichtert die Administration und reduziert potenzielle Fehlerquellen bei konkurrierenden Erweiterungen innerhalb Ihrer E-Mail Anwendung.

Jeder Mitarbeiter hat normalerweise sein persönliches Postfach. Andere Mitarbeiter können und sollten auf diese Postfach keinen Zugriff haben. Was aber, wenn ein Mitarbeiter die Unternehmung verlässt und sein Postfach über einen längeren Zeitraum "aufräumt"? Bei einer rotierenden Datensicherung gehen E-Mails unweigerlich verloren. Genau hier setzt MIND2FIND® DMS an. Es ermöglicht Ihnen einen transparenten Zugriff auf geschäftsrelevante E-Mails. Natürlich steht Ihnen ein ausgefeiltes System an Berechtigungen zur Verfügung um E-Mails der Personalabteilung, des Betriebsrates oder der Geschäftsleitung vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

E-Mails können schnell und einfach per Drag&Drop innerhalb Ihrer E-Mail Anwendung archiviert werden. Die Archivierung mit MIND2FIND® DMS geht aber noch ein paar Schritte weiter.
Archivieren Sie den Beginn, das Ende oder eine beliebige E-Mail innerhalb einer Abfolge einer Kommunikation, so werden sämtliche E-Mails dieser Prozesskette automatisch archiviert. Erhalten unterschiedliche Empfänger die gleiche E-Mail, wird diese E-Mail nur einmal archiviert. Dies spart zum Ressourcen und verbessert das Suchergebnis qualitativ.

MIND2FIND® DMS kann eine beliebige Anzahl an Domänen für die Archivierung von E-Mails verwalten, für die jeweils das Verfahren der Archivierung festgelegt werden kann:

• Vollständige Archivierung mit regelbasierter Ablehnung (Negativliste/Blacklist)
• Vollständige Ablehnung von E-Mails mit regelbasierter Annahme (Positivliste/Whitelist)
• Vollständig manuelle Archivierung von E-Mails

So können Sie das für Ihre Unternehmung passende Schema anwenden und Konform mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Betriebsrat E-Mails archivieren. 

Damit eine automatisierte Archivierung sinnvoll wird, sollten Regeln definiert werden. Diese können einzeln oder in Kombination definiert werden. Dazu werden folgende Informationen einer E-Mail ausgewertet:

Über Filterdefinitionen können E-Mails automatisch Kategorien zugeordnet werden und stehen Prozessen direkt zur Verfügung.