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Ihr DMS - Ihre Administration

Die MIND2FIND®DMS Philosophie

Wir möchten, dass Sie Ihr DMS selber pflegen und administrieren können. Daher haben wir bei der Entwicklung von MIND2FIND® DMS besonders viel Wert auf klare Strukturen gelegt.

Egal, ob Sie einen neuen Anwender benötigen, Rechte anzupassen sind oder eine neue Ablagestruktur zu erstellen ist. Das Admincenter ermöglicht Ihnen eine einfache Pflege und Konfiguration. Hier sind sämtliche Funktionen und Optionen übersichtlich in einer Anwendung zusammengefasst.

Natürlich stehen wir Ihnen dennoch jederzeit, wie gewohnt, kompetent mit Rat und Tat zur Seite.

Die Module im Admincenter

Globale Konfiguration

In der "Globalen Konfiguration" sind unterschiedliche grundlegende Daten zusammengefasst. Hierzu gehören u. a. "Organisatorische Einheiten", die eine logische Einteilung Ihrer Struktur z. B. nach Verkaufsgebieten, Abteilungen, Mandanten, Unternehmen etc. ermöglichen, eine grundlegende Email-Konfiguration für ausgehende Emails, eigene "Datentypen" (z. B. Belegnummer, Belegdatum, Geburtsdatum) sowie Export-Templates und viele weitere Informationen.

Externe Datenquellen, CSV-Abgleich, Konnektivität

Ein DMS zeichnet sich durch eine möglichst automatische Verschlagwortung seiner Dokumente aus. Um diesen Prozess zu vereinfachen kann MIND2FIND® DMS Daten aus nahezu beliebigen externen Quellen lesen und verarbeiten, sofern ein Zugriff z. B. per ODBC/OLEDB möglich ist. So können Sie z. B. ausgehende Rechnungen mit zusätzlichen Daten aus Ihrer Warenwirtschaft verbinden oder Dokumente aus dem Personalbereich mit Daten aus der Lohnbuchhaltung. 

Zusätzlich können Sie eigene CSV-Daten importieren und einfach aktualisieren.

TSP/ER - Evidence Record

Ihre Dokumente werden über ein mathematisch anerkanntes Verfahren verarbeitet und das Ergebnis über eine vertrauenswürdige Authorität signiert. MIND2FIND® DMS nutzt hierfür den "Timestamp Protocol"-Dienst (TSP) der Bundesdruckerei/D-Trust. Über dieses Verfahren wird ein "Evidence Record" erstellt, der es ermöglicht nachzuweisen, dass ein Dokumente zu einer bestimmten Zeit in genau der vorliegenden Form bei Ihnen gespeichert war. Im TSP/ER-Dialog des Admincenters können Sie jeden einzelnen Signaturlauf nachvollziehen und die hierzu gespeicherten Daten ansehen.

Spooler

In der Scanserver und Spooler-Konfiguration bestimmen Sie Ordner im Dateisystem, die für eine automatische Verarbeitung von Dokumenten verwendet werden sollen. Hierbei kann es sich auch um Netzwerkpfade handeln, die per UNC angesprochen werden. Spooler besitzen unterschiedliche Fähigkeiten. So existieren z. B. Spooler für DMS-Dokumente, Barcodes, PDF-XML und für die Belegerkennung mit OCR. Auch Spooler mit kombinierten Fähigkeiten können definiert werden.

E-Mail Archivierung

In dem Dialog der E-Mail-Archivierung sind sämtliche Optionen an einer Stelle zentral zusammengefasst. Sie können hier u. a.:

  • Server und Ports bestimmen
  • Ihre Domänen pflegen, deren E-Mails verarbeitet werden soll
  • Eine automatische Synchronisation festlegen
  • Ihr Zertifikat für das MIND2FIND® DMS E-Mail Archiv hinterlegen
  • Filterregeln für eine automatische Archivierung festlegen (je nach Grundkonfiguration stellen die Regeln eine White- oder eine Blacklist dar)
  • Dokumentenmanagement

    Im Bereich "Dokumentenmanagement" bestimmen Sie, ob und wie ein Dokumenttyp verarbeitet werden soll. Zusätzlich können Sie sämtliche bisher ermittelten Meta-Schlüssel zu den einzelnen Typen (z. B. PDF oder JPG) einsehen und diese als Suchkriterium verwenden. So könnten Sie z. B. die Pixelmaße einer Grafikdatei/eines Fotos automatisch extrahieren und innerhalb der Recherche als Kriterien nutzen. Gleiches gilt für sämtliche Metadaten, die Sie aus PDF oder Office-Dokumente erhalten. Auch diese können Sie mit wenigen Klicks für eine später Suche auswerten.

    Anwender und Berechtigungen

    Natürlich können Sie auch Anwender und deren Berechtigungen einfach pflegen. In MIND2FIND® DMS definieren Sie Rechte auf Kategorien und auf Funktionen der Anwendung (z. B. Drucken, neue Version erstellen etc.). Durch Zuweisung eines Anwenders zu einer Gruppe und Zuweisung von Berechtigungen zu dieser erhalten Anwender die entsprechenden Berechtigungen. Die Berechtigungen können hierarchisch aufgebaut werden, da sich die effektiven Rechte eines Anwenders aus der Summe seiner Rechte ergibt. Klingt kompliziert, ist es aber nicht.

    Alles im Blick

    Berechtigungen werden an zentraler Stelle geplegt und können, trotz der vielfältigen Möglichkeiten, leicht verständlich administriert werden.

    Kategorien und Kriterien

    Dokumente werden in einer hierarchisch gegliederten Baumstruktur abgelegt. Jedes Element der Struktur ("Kategorie") kann entsprechend Ihren Anforderungen und Wünschen konfiguriert werden. 


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