Dokumentenmanagement - Einfach!

Ein zentraler Ort für Ihre Dokumente

Dokumentenmanagement mit MIND2FIND® DMS

Neben der Archivierung von gescannten Dokumente bietet Ihnen MIND2FIND® DMS zahlreiche Möglichkeiten Dokumente im Original zu speichern.

Doch warum sollten Sie das tun? Sie können Dateien bzw. Dokumente ja einfach in einer durchdachten Struktur im Dateisystem ablegen. 

Das ist korrekt, aber das Dateisystem hat ein paar entscheidende Nachteile. Nutzen Sie z. B. MIND2FIND® DMS werden Ihre Dokumente revisionssicher gespeichert und liegen verschlüsselt im Dateisystem. D. h. auch der Administrator, der eigentlich Vollzugriff im Netzwerk besitzt, kann auf Ihre sensiblen Dokumente nicht mehr zugreifen. Dies ist insbesondere für kritische Dokumente wie z. B. Arbeitsverträge sehr wichtig.

Weiterhin können Sie zu einem bereits archivierten Dokument eine neue Version erstellen. Dies bietet sich z. B. an für ein QM-Handbuch oder eine Prozessdokumentation. So haben Sie die einzelnen Änderungen Ihrer Dokumente immer im Zugriff und können diese mit der aktuellsten Version vergleichen.

Ein weiteres entscheidendes Argument ist die Volltextsuche über die Inhalte Ihrer Dokumente. Es spielt keine Rolle, ob Sie ein PDF oder ein Office-Dokument speichern. Die Inhalte stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung. Geben Sie in der MIND2FIND® DMS - Recherche einen Suchbegriff ein, erhalten Sie direkt sämtliche Dokumente. Die Suche über das Dateisystem ist wesentlich weniger effektiv.


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