MIND2FIND® DMS von A bis Z

Sie möchten Informationen noch komprimierter? Dann ist unser Factsheet genau das Richtige für Sie!

A

Administration
MIND2FIND® DMS ermöglicht Ihnen einen großen Teil der Administration eigenständig zu erledigen. Anlage neuer Benutzer, Vergabe von Berechtigungen, Anpassung der Struktur? Alles kein Problem.

Aktualisierungen
Über unsere Softwarepflege erhalten Sie automatisch die jeweils aktuellste Programmversion kostenlos. Selbst umfangreiche Erweiterungen sind eingeschlossen. Ebenfalls enthalten ist ein Basissupport zur Bedienung von MIND2FIND® DMS.

Anforderungen
Sie können MIND2FIND® DMS auf jedem Server ab Microsoft® Windows® 2003 (ja, der Support ist seitens Microsoft® bereits ausgelaufen) und auch auf Microsoft® Windows® 10 betreiben. Terminal Server und Citrix®-Umbegungen sind ohne Einschränkungen möglich. Normalerweise können Sie Ihre bestehenden Scanner nutzen, sofern Sie unsere Minimalanforderungen erfüllen.

Automatisierung
Dokumente können im Hintergrund ohne Interaktion archiviert werden. Sie können z. B. einen Stapel von Dokumenten scannen, der aus Rechnungen und Lieferscheinen besteht. MIND2FIND® DMS erkennt die Dokumente und verschlagwortet sind entsprechend (Siehe auch » "Vorkontierung").

B

Barcodes 1D
Können gelesen und ausgewertet werden. Zusätzlich können Barcodes Nutzdaten wie z. B. eine Auftrags- oder Personalnummer beinhalten.

Berechtigungen
Dokumente können über Berechtigungen vielfältig geschützt werden. Sie können die Nutzungszeiten vorgeben, Lese- und Schreibrechte vergeben, sowie Berechtigungen auf Basis von Kriterien vergeben (z. B. ein Prüfer kann nur Dokumente des Prüfzeitraums einsehen).

Buchungsvorschlag
Siehe » "Vorkontierung"

D

Datenschutz & Sicherheit von MIND2FIND® DMS
Wir schenken dem Schutz Ihrer sensiblen Daten viel Aufmerksamkeit. Dokumente werden im Dateisystem verschlüsselt, Berechtigungen auf Anwendungsebene schützen vor ungewolltem Zugriff und ein Protokoll dokumentiert Aufrufe, den Versand von E-Mails sowie Druckvorgänge.

Demo/Vorführung von MIND2FIND® DMS
Auf Wunsch zeigen wir Ihnen gerne die Möglichkeiten von MIND2FIND® DMS über das Internet in einer kurzen Präsentation. So können Sie sich schnell und unverbindlich einen Überblick verschaffen. Nennen Sie uns hierzu Ihre Kerninteressen, damit wir gezielt auf Ihre Wünsche eingehen können (» Kontakt).

E

E-Mail Archivierung
MIND2FIND® DMS archiviert Ihre E-Mails automatisch im Hintergrund, auf Basis von Regeln oder auch manuell über Ihre E-Mailanwendung (z. B. per Drag&Drop). Die E-Mail und sämtliche lesbaren Anhänge stehen Ihnen über einen Volltextindex zur Verfügung. Metadaten (z. B. aus PDF-Dokumenten) können zusätzlich ausgewertet werden.

Export - Verbindung zu Drittsystemen
Dokumente können anderen Anwendungen zur Verfügung gestellt werden. Das Format kann frei definiert werden. Nutzen Sie einen dateibasierten Export oder lassen Sie MIND2FIND® DMS direkt in eine SQL-Datenbank schreiben. Der Export kann je Dokumenttyp definiert werden.

I

Installation
Die Installation der MIND2FIND® DMS Serveranwendungen ist im Kauf- oder Mietpreis bereits enthalten. Die Installation der Arbeitsplätze erfolgt mit wenigen Klicks über ein Setup-Programm oder kann per GPO (Gruppenrichtlinie) mittels einer MSI-Datei im Netzwerk ausgebracht werden.

K

Konnektivität
MIND2FIND® DMS kann sich mit SQL-Datenbanken anderer Produkte verbinden (z. B. Warenwirtschaft, Personalsoftware) und hierrüber zusätzliche Informationen zu einem Dokument ermitteln. 

L

Lizenzen
Eine Installation der Software ist beliebig oft auf beliebigen Geräten möglich (Concurrent). Sollte die maximale Anzahl an Lizenzen in Verwendung sein, kann ein neuer Anwender arbeiten, sobald eine Lizenz durch schließen der Anwendung freigegeben wurde.

M

Miete
Sie können MIND2FIND® DMS ohne Aufpreis mieten Preise).

P

Preise Kauf und Miete
MIND2FIND® DMS kann bereits für 151,00€ Netto / Monat gemietet werden. In dem Betrag ist die Softwarepflege und ein Basissupport bereits enthalten. Möchten Sie unser DMS lieber käuflich erwerben, erhalten Sie die Anwendung bereits ab 3.850,00 € Netto. Alle Preise zzgl. der jeweils gültigen MwSt. Der alleinge Preis eines Produktes ist nicht entscheidend. Die Zeit der Einrichtung und Konfiguration bis zur Inbetriebnahme ist für den Gesamtpreis eines DMS ausschlaggebend. MIND2FIND® DMS ist, in den meisten Fällen, nach 1 bis 2 Tagen eingerichtet und voll einsatzbereit - ohne Projektteams und heerscharen von teuren Consultern - in der Regel nur per Fernwartung, ohne einen Besuch bei Ihnen vor Ort.

Prozesse

Dokumente können einen definierten Weg durch Ihre Unternehmung gehen. Laufende Prozesse können jederzeit beendet und neue Prozesse gestartet werden.

R

Referenzen
Zu unseren Kunden gehören namhafte und große Unternehmen als auch kleine Firmen mit wenigen Mitarbeitern. MIND2FIND® DMS ist skalierbar und somit für viele Unternehmensgrößen und Branchen passend.

T

Teststellung
Auf Wunsch installieren wir MIND2FIND® DMS in Ihrer Umgebung. So können Sie die benötigten Funktionen in Ruhe testen und auch nach Wochen erst eine Entscheidung treffen. Die Teststellung ist natürlich kostenlos

U

Updates
Updates werden mit möglichst geringem Aufwand ausgerollt. Mit jedem Start der Anwendung wird auf eine, im LAN positionierte, neue Programmversion geprüft. Ist diese vorhanden, installiert sich das Update automatisch, ohne jede Interaktion. Dies gilt auch für Benutzer mit lokal eingechränkten Rechten und Terminal Server.

V

Vorkontierung
MIND2FIND® DMS erkennt Belege und kann z. B. von Eingangsrechnungen das Belegdatum, die Belegnummer und den Betrag auslesen. Welche Daten Sie von eimem Beleg benötigen, ist frei definierbar. Auf Basis dieser Daten können Sie zusätzlich die Kreditor-Fibunummer und das Aufwandskonto ermitteln. So können Sie schnell und einfach Ihre Belege vorkontieren lassen. Bei Bedarf können Sie den Buchungsvorschlag verändern oder auch direkt an Ihre Fibu-Schnittstelle übergeben.


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